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投稿信、投稿前諮詢信和投稿介紹信

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人們常說,學術論文的每個部分和投稿過程的每個環節都像是一座山峰;只有努力翻躍了每座山峰,才能到達勝利的頂點。 這話完全正確。 從撰寫論文的標題、摘要到引言和結論,從撰寫投稿信到回復審稿意見,無一不是一件具有高度專業技巧的任務。 在這些任務中,投稿信是容易被作者忽視但卻異常重要的一個環節。 鑒於投稿信的重要性和複雜性,有必要三論投稿信。

 

延伸閱讀: 學術期刊投稿信Cover letter要怎麼寫?

 

投稿信、投稿前問詢信和投稿介紹信2

 

投稿信的用處是讓期刊編輯批准論文進入同行評審階段,避免在專家評審前被編輯直接拒稿。 投稿信在格式和內容上有很多英文範本可以借鑒。 這導致很多作者的投稿信雷同。 這種雷同的優點是英文語言基本是正確和標準的,缺點是作者容易忽視展示論文特點的機會。 因此,撰寫投稿信的秘訣重點並不在於糾正英文語法(因為可以依靠標準範本解決),而是在於如何用幾句話將論文的標題、摘要、關鍵字、引言、結論 這五個部分精煉匯總在投稿信中,把論文的意義、貢獻和期刊適合度清晰地表達給期刊編輯,而不是隱藏在摘要、引言和結論中 讓編輯尋找與琢磨。 換言之,撰寫投稿信就是藉助亮點(highlights)將論文的上述五個部分進行精簡和匯總的任務。

在詳細論述投稿信的寫法之前,有必要先介紹投稿前諮詢信(pre-submission inquiry)。

很多期刊歡迎投稿前諮詢,因為這樣可以避免一稿多投。 投稿前諮詢信的內容是從投稿信中抽取論文的意義、貢獻、期刊適合度評價(即下述投稿信的十個要點中的前四點),加上關於審稿週期和發表費用等問詢事宜。 英文例句:I am writing to inquire whether our paper on the topic of  … is  appropriate  for submission to the  Journal of  … 。 投稿前諮詢信可以發給期刊的投稿前諮詢郵箱,注意不要夾帶投稿信或論文稿件。

投稿信是向期刊編輯宣傳投稿論文的唯一途徑,也是編輯在收到稿件后看到的第一份文檔。 作者需要在論文的意義、貢獻、期刊適合度等方面,將標題、摘要、關鍵字、引言、結論中的大量繁雜段落提煉成能夠在幾分鐘內快速說服期刊編輯的幾句話。 投稿信的寫法包括以下十個要點。

 

盡量使用單位的信頭,增強專業性和信任度

注意禮貌的稱呼,例如

“Dear Editor:”

“Dear Dr. Smith:”

“Dear Lisle Smith:”

“To whom it may concern:”

 

註明論文稿件的完整的基本資訊

包括論文標題、投稿類型(original article, review article, clinical case report,short communication等)、總字數、插圖數、表格數、通訊作者聯繫資訊。 須註明投稿期刊的全名,並使用英文斜體。 英文例句:On behalf of all authors, I wish to submit our manuscript entitled “… ” to be considered for publication in the  Journal of   as  an original research article.

 

介紹論文的目標、意義、貢獻、影響

不能照抄摘要和結論。 需要提煉幾句關鍵的價值、發現、影響、創新點、亮點(highlights)。 需要注意的是,應當爭取寫清楚為什麼在本專業領域之外的人也會對這篇論文感興趣,具有普遍重大影響價值的論文比起意義較為狹窄的論文,顯然更容易獲得期刊編輯的支援。 英文例句:This … study investigated …, focusing on ….

 

根據期刊的具體宗旨和範圍評價論文的期刊適合度

如果期刊曾經發表過與投稿的論文相似的文章,可以在投稿信中指出這些參考文獻,作為投稿論文適合該期刊的強有力理由。 英文例句:We believe that this manuscript is appropriate for publication by … because it  … .

 

聲明論文是否存在利益衝突,披露所有的利益衝突

 英文例句:I am authorized on behalf of all the authors of this article to confirm that no author has any conflict of interest to disclose.

 

聲明論文中的所有實驗均遵守道德要求

已獲得患者知情同意,並提供臨床實驗的註冊號碼。

 

聲明論文具有原創性,沒有投給其他期刊,而且不包含已發表過的內容

 英文例句:The work in this article is original. This manuscript has not been published and is not under consideration for publication elsewhere.

 

披露過去的發佈記錄

如果投稿的論文發佈過預印本(preprint),或者論文中的內容在會議上宣讀過或被論文集收錄過,需要聲明,包括 提供預印本連結和會議資訊。

 

聲明所有作者已經閱讀論文稿件並同意投稿到該期刊

英文例句:All the authors have approved the manuscript and agree with this submission.

 

開列期刊要求推薦的審稿人名單,開列不適合同行評審的審稿人名單

英文例句:If you feel that the manuscript is appropriate for your journal, we  suggest the following reviewers:  Dr.  … [institution, address, phone, E-mail], …. We respectfully request that … not review our manuscript.

 

投稿信結束語的英文例句:Thank you  very much  for your kind consideration of our article. Please do not hesitate to contact me if any  further information is  needed. I look forward to hearing from you.

 

投稿信不應當包括以下內容:

  1. 詳細的材料、方法、結果、討論、結論。 這些內容在論文中都有,無需在投稿信中匯總強調。
  2. 作者的簡歷和出版成果清單。
  3. 對作者的學術榮譽和地位的吹噓。 但是,投稿信的落款可以包括作者的學術頭銜和職務。

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