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撰寫學術論文九個Word使用小技巧

表格與圖片,論文寫作

學術論文的特點是擁有大量標題、插圖、表格、公式和參考文獻。 學位論文還有目錄和頁首、頁尾。 掌握關於這些內容的Word排版技能,對於撰寫論文有很大的幫助。 Microsoft Word軟體的很多基本功能都可以在網路上輕鬆查到用法,本文不予贅述。 下面介紹九個撰寫論文時需要具備的功能。

 

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版式設置

論文排版時需要按照期刊或學校的要求進行版式設置。 以Word 2007版為例,在「開始」功能表,針對選中的文字,可以設置段落的行距、段距、首行縮進量、字體等。 在「頁面佈局」功能表,可以設定頁邊距和分欄等。 在「引用」功能表可插入目錄。 在「插入」功能表可插入空白頁和表格等。

 

標題和正文樣式設置

論文的題目、各級標題、正文、參考文獻等在字體、字型大小和行距方面均有各自的格式。 因此,需要在「開始」選單中的「樣式」 子選單裡,針對這些部分的內容設定各種樣式,供撰寫時選用。

 

目錄

目錄用來列出學位論文中的各級標題及其頁碼。 學位論文或書籍採用四級標題通常已經足夠,即章、節、子節、小標題,而只需在目錄中顯示前三級標題。 在樣式設置中,將各級標題的樣式設置好後,在正文寫作時即可對應選用。 然後,在正規前面插入一空白頁,寫「目錄」兩字,而後在「引用」選單點擊「插入目錄」選項,即可自動建立目錄。 以後當章節標題和頁號發生變化時,只需右擊目錄,點擊「更新域」,便能夠自動更新目錄。

 

頁首與頁尾

頁首和頁尾主要用於學位論文和書籍,例如在奇數頁的頁首顯示論文題目,在偶數頁的頁首顯示每章的標題,以便查閱。 可以按兩下論文的頁首處進行編輯,選擇「奇偶頁不同」,然後進行設置。

頁尾設定主要是頁碼的設定。 在學位論文或書籍中的目錄、序和摘要等非正文部分,頁碼可能需要編排為羅馬字母I、II、III等,而非1、2、3等阿拉伯數位。 這便涉及多重頁碼的編輯。 對於這種具有不同格式的多個頁碼系統,需要先分節,再設置頁碼,即先把目錄等部分設置為一節,另外把正文部分設置為另一節,然後針對每節單獨編輯頁碼。 按兩下頁尾後,可以選擇不同的頁碼格式。

 

插圖

插入插圖後須用滑鼠右擊插圖,在「文字環繞」功能表中選擇「嵌入型」 以便將插圖鎖死在插入的游標位置,而不選「浮於文字上方」 避免插圖在排版過程中亂漂。

 

表格

期刊論文和學位論文的表格通常須採用三線表,即只有三條橫線,無縱線。

 

公式

可以使用MathType軟體或Word自帶的公式編輯器編排公式。 通常採用「嵌入式」版式將公式插入到一個單獨的段落位置,即公式另起一段。

 

圖表和公式的自動編號

為了避免在大量插圖中插入新圖后重新手工編號的麻煩,可以使用題注功能實現自動編號。 用滑鼠右擊第一幅插圖,選擇「插入題注」,然後選擇「新建標籤」,針對每個章節分別設置。 例如,對於第一章,設置成”圖1-“,那麼第一幅插圖的題注就自動變成”圖1-1″。 右擊第二幅插圖,重複此過程,第二幅插圖的題注就自動變成”圖1-2″。 然後,對於第二章的第一幅插圖,設置為”圖2-“,以此類推。 表格的表題自動編號方法與插圖類似,區別是表題位於表格上方,而圖題位於插圖下方。 如果在插圖1-1和表格1-1前面分別插入一張新圖和新表,Word會自動修改原圖和原表的編號分別為圖1-2和表1-2。 類似地,可以對公式右擊選擇「插入題注」,將公式符號自動插入公式右側。

 

參考文獻尾及引用

所謂尾注是指在文中用數位引注,並將參考文獻清單置於論文末尾。 為使正文引用處與參考文獻清單之間具有自動編號連結功能,需要使用「插入尾注」 的功能。 如果一篇參考文獻在多處被引用,則可以在引用處使用「交叉引用」的功能。

插入尾註的步驟如下:在引用位置選擇「引用」功能表中的「插入尾註」,此時Word會在引用處自動添加編號,並且會將游標移到文檔末尾,此時在游標處輸入參考文獻即可。 由於預設的編號形式是i、ii、iii等,因此,需要在尾注設置中將編號形式改為1、2、3等。 當把所有參考文獻都寫完后,可以一起把編號的上標形式修改為非上標形式,並添加方括弧[  ]改為[1]的形式。

 

交叉引用的方法如下:在”引用”功能表,選擇”交叉引用”,然後選擇適當的引用類型和引用內容。 例如,在某處引用已經被引用的參考文獻,那麼就在引用類型處選擇「尾注」,引用內容選擇「編號」。 當在某處引用插圖的編號時,就在引用類型處選擇「圖」,引用內容選擇「編號」。

 

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