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正確回覆審稿意見7大要領

投稿策略,期刊投稿

學術論文在經過同行評審後,除了一些被拒稿而喪失修改機會以及極少數無需修改直接錄用外,很多論文被給予大修或小修的機會。 如果論文作者能夠按照審稿專家和期刊編輯的要求修改完善,論文就能發表。 回覆審稿意見是幾乎每個作者的必修課,是一項非常重要的技能。

 

 

修改論文是常態化活動,須未雨綢繆

按照審稿意見修改論文是很正常的,不修改反而是不正常的,原因有三。

  1. 論文本身通常都存在問題,作者自己有時無法察覺。
  2. 在於同行評審是複雜的主觀評判過程,不同的審稿專家可能會對相同的稿件給出截然不同的意見。
  3. 學術期刊希望保持一定的拒稿率,因為拒稿率是期刊評價標準之一。

因此,有些期刊把大修算成拒稿,不稱為「大修後接受」,而改稱「拒稿,但修改後可重投本刊」。 論文作者須以平常心看待審稿意見,並且在科研數據安排和論文內容撰寫上都預先做好準備,未雨綢繆,避免在大修意見來臨時措手不及。

 

論文小修時須注意英文編修

當論文被要求小修(minor revision)時,很可能意味著修改的論文無需經歷第二次同行評審,即期刊編輯很可能會根據論文的修改程度對論文做出最終決定,導致小修後有可能被拒稿。 這種情況的特點是編輯一個人說了算,既有好處,也有壞處。 好處是稿件無需經過評審專家的重審。 壞處是如果編輯不滿意,評審專家的意見無法幫忙。 因此,論文作者需要非常謹慎地回覆小修意見,以免惹惱編輯。 小修中的很多評審意見是關於英文語言問題的,包括建議英文編修潤稿。 論文作者必須重視這種建議或警告,因為很多期刊都只給一次修改機會。 最好和最穩妥的辦法是請專業學術編輯機構完成英文編修,不要自己亂改而毀掉唯一的寶貴修改機會。

 

論文大修時須注意駁回擴大研究範圍的要求

當論文被要求大修(major revision)時,編輯通常會將修改後的稿件發給第一次評審時的專家再次評審。 大修意見通常涉及論文的正確性、創新性、完整性。 期刊會要求審稿專家對論文的各項指標打分。 例如,在創新性上,論點有無創新,發現或方法有無突破,是屬於有意義的論證性再現還是簡單重複等;成果的價值是重大還是意義不大;論文的影響力是長久的還是短期的,是影響大學科還是小學科領域等 。 如果論文在這些方面得分很低,通常會被建議拒稿,而非大修。

 

大修的評審意見通常包括以下三條:

  • 增加參考文獻引用量
  • 增加討論
  • 增加計算或實驗內容

這最後一條是最難應對的,也是最容易在作者和評審專家之間引發爭議的。 如果作為論據的計算或實驗內容已經足夠充分,那麼評審專家不應越權要求擴大研究範圍,因為只有作者才有權決定漸進式科研工作的內容範圍劃分,這一點必須得到尊重。 由於篇幅所限和科研工作的漸進式性質,任何工作都不可能在一篇論文中做得全面和完美,必須在後續論文中予以補充發展。 因此,評審專家不應為了擴大研究範圍而要求作者補充非必要的計算或實驗內容。 擴大範圍通常涉及增加研究目標或影響因素,例如從A燃料擴大到B燃料,或從5個影響因素擴大到10個影響因素。 這種擴大研究範圍的要求屬於不合理要求。 作者應當解釋為什麼不宜把這些內容放在當前的論文中。 然而,如果是沒有將5個影響因素對A燃料的作用說清楚或說完整,只給了3張圖,缺一張暫態回應變化圖,從而造成無法得出正確結論,這時評審專家要求補充那張圖,就屬於合理要求。

 

回覆審稿意見時的七大要

 

獲得資深作者(例如通訊作者)的幫助和關鍵指導作用

回覆審稿意見是需要高度智商和情商的與人打交道的高難度活動。 撰寫回覆函是資深作者的典型職責,因為回覆審稿意見好比是律師向法庭提交訴狀或抗辯書,是極為重要的環節,必須由資深人員親自把關指導。

 

用禮貌和尊敬的態度回覆審稿人

審稿專家通常是免費義務勞動,付出時間精力。 因此,無論給出的是肯定的意見,還是否定的意見,作者都需要以博大的胸懷尊重審稿專家的付出,理解其對維護學術秩序的貢獻。 不可否認,同行評審也會出現不公正甚至醜惡的現象。 作為論文作者,可以不認同評審意見,也可以懷疑審稿專家濫權,但在回覆時必須保持禮貌和克制。

 

無遺漏地逐條回覆

將審稿意見全部複製進Word檔格式的回覆函,然後在各條意見下逐條撰寫回覆。 審稿意見和作者回覆須用不同顏色予以區分,例如黑色為審稿意見,藍色為作者回覆,紅色為論文中的修改。

 

方便評審專家閱讀

對於每條審稿意見,不僅必須在論文中修改,而且需要在回覆函中註明論文修改稿中的頁碼、行號、圖表號,並須將修改前後或新增的論文內容以文字或截屏圖片的形式均複製在回覆函中,不能怕麻煩。 這樣能使審稿人感到作者的態度是周到和認真的。

 

避免審稿人尷尬

審稿專家有時會出錯或理解有誤,或提出不合理要求或可改可不改的要求。 論文作者需要在維護自己利益的情況下,避免讓審稿人為難。 這裡舉兩個例子。 首先,對於審稿人提出的錯誤問題,應先引用論文中的相關語句,指出論文的真正意思;然後承認是自己的表達有問題,讓審稿人曲解了意思,表達歉意;最後指出句子已經重寫,語意表達更為準確。 這樣能夠避免由於正面否定審稿人而造成的尷尬,同時也讓審稿人感到作者是做事非常周到可靠的人而喜歡。 第二個例子是關於可改可不改的要求,例如轉速r/min。 審稿專家要求將所有十幾個圖中的r/min都修改為RPM,但是這樣做的工作量很大,實際上沒有必要修改。 論文作者可以這樣回覆:「非常感謝您的建議,這個建議很好。 我們查了文獻中關於該單位的三種用法:r/min,RPM和rpm。 經過仔細比較後,我們覺得r/min比RPM和rpm都好,因為可以避免讀者爭論究竟是RPM還是rpm哪個更好,很多作者使用過rpm。 因此,論文中的r/min以維持不變為宜。 “這樣就巧妙地將問題複雜化,從而避免修改,也表現出對評審意見的尊重,而非簡單粗暴地拒絕修改,讓審稿專家為難,或者花費大量時間去重新作圖修改。

 

合理陳述反駁意見

對於不同意的審稿意見,包括為什麼不能補充數據,需要給出合理理由。

 

按照規定日期及時返稿和提交回覆函

大修或小修均有截止日期,應安排足夠的時間回覆。

 

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